TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE
Asiakas- ja toimeksiantorekisteri. Myöhemmin tässä selosteessa ”asiakasrekisteri”.
Rekisterinpitäjä
Tulos-Forum Oy
rekisteröity aputoiminimi kiinteistönvälityksen toimialalle:
PYKNINKI LKV
y-tunnus: 0993460-0
e-mail: pykninki.fiRekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Hannamari Lehtinen, yrittäjä, LKV, hannamari.lehtinen@pykninki.fi
Asiakkaiden henkilötietojen käsittely ja oikeudellinen peruste
Rekisterinpitäjän harjoittama välitysliiketoiminta ja vuokravälitys edellyttää henkilötietojen käsittelyä ja keräämistä. Tiedot kerätään ja ne sisältyvät asiakasrekisteriin. Tässä tapauksessa kyseinen yritys toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä.
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajaan tai toimeksiantajan vastapuoleen tai muun asiantuntijapalvelun tilaajan (esim. arviointitoimeksianto), vuokranantaja, vuokralainen kanssa sekä välitystoimintaa säätelevän lainsäädännön noudattaminen.
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja välitysliiketoiminnan toteuttamiseen, kehittämiseen ja tuottaakseen asiakkaalleen toimeksiantosopimuksessa määriteltyä palvelua.
Välitysliikkeen tulee tunnistaa asiakkaansa ja tunnistaminen on edellytys sopimus- tai asiakassuhteelle.
Tällä asiakirjalla informoidaan rekisteröityjä henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä.
Mitä tietoja kerätään ja mikä on tarkoitus
Rekisterinpitäjän harjoittamassa liiketoiminnassa toimeksiantajista ja heidän vastapuolistaan, vuokranantajista, vuokralaisista, vuokra-asunnon hakijoista tai muista asiantuntijapalvelun tilaajista voidaan kerätä seuraavia tietoja:
Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite (myös aiempi), puhelinnumero, e-maili osoite, asiointikieli, kansalaisuus, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (politically exposed person=PEP), henkilön tunnistamisasiakirjan tunnistetiedot tai kopio asiakirjasta, holhous- tai edunvalvontatieto, tieto työsuhteesta, tulo- ja varallisuustiedot, selvitys varojen alkuperästä, luottotiedot tai muut tiedot maksukyvyn arvioimista varten, tiedot välityskohteen mahdollisesta panttauksesta sekä muut mahdolliset ja asiakkaan antamat tiedot.
Asiakas- ja toimeksiantorekisterit sisältävät mahdollisesti myös välitettävään kohteeseen liittyviä muita henkilötietoja; esim. perukirja- ja testamenttitietoja, as. oy isännöitsijän tai hallituksen jäsenten nimiä ja yhteystietoja. Näiden tietojen käsittelyn peruste on välitysliiketoimintaa säätelevän lainsäädännön velvoitteiden täyttäminen ja toimeksiannon suorittaminen.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös markkinointi tarkoituksessa. Suoramarkkinointi perustuu kuitenkin asiakkaan antamaan suostumukseen.
Mistä henkilötiedot kerätään
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Toimeksiantajalta toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä, vuokralaiselta vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä, vuokra-asunnon hakijalta vuokrahakemuksesta, ostajalta ostotarjouksesta tai kauppakirjan tekemisen yhteydessä.
Lisäksi välityskohteen tietojen oheen sisältyy henkilötietoja (esim. isännöitsijätodistus, tilinpäätös), joita saadaan taloyhtiön isännöitsijältä tai edustajalta tai viranomaisrekistereistä (esim. lainhuuto), tai ulkopuolisen palveluntuottajan ylläpitämistä rekistereistä.
Yritysasiakkaiden tietoja kerätään viranomaisrekistereistä kuten kaupparekisteri tai julkisista lähteistä esim. yrityksen omilta nettisivuilta. Yritysasiakkaista kerättäviä henkilötietoja ovat kuitenkin vastuullisessa ja päättävässä asemassa olevat henkilöt sekä tosiasialliset edunsaajat.
Tietojen luovutus
Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille.
Perintätoimistolle saatavien perimiseksi tai oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää kerättyjen henkilötietojen luovuttamisen oikeudelliselle neuvonantajalle tai vakuutusyhtiölle.
Valvontatarkoituksessa tietoja voidaan luovuttaa AVI:lle (aluehallintovirasto) tai muulle viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kauppaneuvottelujen yhteydessä henkilötietoja voidaan luovuttaa myös esim. kaupan osapuolten pankeille, isännöitsijälle, maanmittauslaitokselle, verohallintoon ym. toimeksiannon hoitamiseksi ja lainsäädännön välitysliikkeelle määräämien velvoitteiden täyttämiseksi.
Lisäksi todetaan, että välitystoimeksiannon hoitaminen edellyttää myös tietojen luovuttamisen myyjälle myyntipäätöksen tekemistä varten esim. ostotarjous tulee toimittaa myyjälle.
KVKL:lle (Kiinteistönvälitysalan keskusliitto) tiedot voidaan luovuttaa tallennettavaksi hintaseurantapalveluun (HSP).
ETA:n ja EU:n ulkopuolelle eikä toisille rekisterinpitäjille ei tietoja luovuteta.
Henkilötietojen säilyttäminen
Asiakastietoja sisältäviä asiakirjoja säilytetään lainsäädännön määräämä aika. Mahdollisten oikeudellisten toimien vuoksi tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista. Muita henkilötietoja säilytetään kolme vuotta tietojen keräämisestä.
Mahdollisissa palaute ja reklamaatiotilanteissa henkilötietoja säilytetään niin kauan, kunnes asia on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Tietojen suojaus
Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein, salasanoin ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, jota tietoa työssään tarvitsevat. Rekisterinpitäjän koko henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus ja lainmukaiseen henkilötietojen käsittelyyn ohjeistetaan.
Salassapitovelvollisuus koskee myös rekisterinpitäjän mahdollisia yhteistyökumppaneita ja alihankkijoita. Sopimuksin on näissä tilanteissa varmistettu salassapitosäännökset.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Jos tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävästä henkilötiedosta. Jos tiedoissa on virhe, epätarkkuus, puute tai tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisua.
Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä, tämä oikeus on esim. tilanteissa, joissa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden.
Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista, oikeutta ei kuitenkaan ole sinä aikana, kun tietojen säilyttämiselle on oikeudellinen peruste tai lainsäädännön määräämä säilytysaika. Jos henkilötietojen käsittely perustuu pelkkään rekisteröidyn suostumukseen on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Tällöin tiedot poistetaan niin pian kuin mahdollista.
Yhteydenpito
Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät pyynnöt tulee osoittaa sähköpostitse alussa mainitulle tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
Erimielisyydet
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asiansa tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata rekisteröidyn oikaisu- tai muuta pyyntöä.
Rekisterinpitäjä ei käytä automaattista päätöksentekoa, eikä tee henkilötietojen pohjalta asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia.
Evästeet
Nettisivuillamme käytetään evästeitä, joilla pystymme parantamaan sivujemme toimivuutta ja kehittämään sisältöä. Käyttäjän henkilöllisyys ei tule julki evästeistä. Jos haluat välttää evästeiden käytön, voit estää sen internet selaimesi asetuksista, tämä voi kuitenkin vaikuttaa sivujemme toiminnallisuuteen.
Käytäntöjemme tai järjestelmiemme muuttuessa, päivitämme selostetta tarpeellisilta osin.